L’Atelier d’arts visuels de Boucherville (AAVB) est un organisme à but non lucratif (OBNL). À ce titre, l’organisme est tenu d’encadrer la protection des renseignements personnels recueillis en fonction de la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, aussi appelée Loi 25, qui impose aux entreprises, incluant les OBNL, de justifier leurs modalités de collecte, d’utilisation et de gestion des données personnelles.
L’AAVB s’engage à utiliser les renseignements personnels recueillis qu’aux fins convenues et à les conserver que pour la durée nécessaire à la réalisation du service demandé, en conformité avec le calendrier des ateliers et avec la législation applicable.
1. OBJECTIFS
La présente politique a pour objectifs d’énoncer le cadre de gouvernance de la protection de renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie et de définir les rôles et responsabilités en matière de protection des renseignements personnels de l’AAVB.
2. CHAMPS D’APPLICATION ET PORTÉE
La présente politique s’adresse à tous membres du personnel des ateliers d’arts et aux membres du conseil d’administration de l’AAVB devant traiter avec des renseignements personnels recueillis ou détenus par l’AAVB.
3. CYCLE DE VIE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
A) Collecte des renseignements personnels
L’AAVB collecte des renseignements personnels concernant les personnes participant aux ateliers, les membres de leur famille, les membres de son personnel et d’autres tierces parties, afin de s’acquitter de sa mission et de ses fonctions. L’AAVB ne fera pas usage des renseignements personnels à d’autres fins que celles précisées lors de la collecte à moins d’un consentement explicite, ou qu’une loi l’exige. Cette collecte s’effectue notamment lors des inscriptions aux activités et par le biais d’un site Web externe. Ce site Web répond aux exigences de la présente politique et à la législation en vigueur. L’AAVB n’assume aucune responsabilité quant au mode de cueillette, d’utilisation, de divulgation ou de
traitement des renseignements personnels par des tiers, notamment par la Ville de Boucherville, qui est responsable de sa propre politique et du respect de son cadre de gouvernance.
B) Utilisation des renseignements personnels
L’AAVB n’utilise les renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. L’accès aux renseignements personnels est géré par son conseil d’administration et ainsi, seules les personnes ayant besoin d’y avoir accès dans le cadre de leur fonction y sont autorisées. Ces personnes sont également soumises à un engagement de confidentialité.
C) Communication des renseignements personnels
L’AAVB peut divulguer certains renseignements personnels détenus pour se conformer à une loi ou pour répondre à toute demande gouvernementale ou réglementaire, conformément aux lois applicables. L’AAVB peut également communiquer certains renseignements personnels détenus à un membre du personnel de la Ville de Boucherville habilité à les recevoir et lorsque ces renseignements sont nécessaires à l’exercice de ses fonctions. L’AAVB peut transférer les renseignements personnels qu’il collecte à des fournisseurs de services et à d’autres tiers qui le soutiennent. Ces tiers sont contractuellement obligés de garder les renseignements personnels confidentiels, de les utiliser uniquement aux fins pour lesquelles l’AAVB les divulgue et de traiter les renseignements personnels selon les normes énoncées dans la politique et en respect des lois.
D) Conservation et destruction des renseignements personnels
L’AAVB tient à jour un dossier comprenant les renseignements personnels détenus. Il conserve les renseignements personnels aussi longtemps que requis pour mener ses activités, sous réserve des délais prévus à son calendrier de conservation ou les lois applicables. Les renseignements personnels sont ensuite détruits suivant les délais prévus au calendrier de conservation.
4. INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ
Advenant un incident de confidentialité, celui-ci sera pris en charge conformément à la procédure établie par l`AAVB. L’organisme prend d’ailleurs des mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé. Tout incident de confidentialité ou toute situation pouvant laisser croire à un incident de confidentialité sera souligné à la personne responsable de la protection des renseignements personnels. Tout incident sera consigné au registre des incidents de confidentialité de l’AAVB. Si l’incident présente un risque de préjudice pour les personnes concernées, celles-ci seront avisées sans délai, ainsi que la Commission d’accès à l’information.
5. MODALITÉS POUR FORMULER UNE DEMANDE DE RENSEIGNEMENT OU UNE DEMANDE DE RECTIFICATION
Comme tout OBNL, l’AAVB est assujetti aux dispositions de la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25). Tout commentaire, question ou demande en lien avec la Loi ou la présente politique peut être transmis par courriel à la personne responsable de la protection des renseignements personnels, à savoir la secrétaire en poste du conseil d’administration de l’AAVB. Pour connaître le nom de la personne en poste, vous référez au site Web de l’organisme à l’adresse : https://www.aavb.ca
6. ENTRÉE EN VIGUEUR
La présente politique est entrée en vigueur le 5 octobre 2023 par une résolution du conseil d’administration adoptée à l’unanimité à sa réunion du 5 octobre 2023.